Betreiberverantwortung von kommunalen Gebäuden – mehr als Instandhaltung und Verkehrssicherungspflicht

Die kommunale Betreiberverantwortung von Gebäuden stellt an Städte, Gemeinden und Kreisverwaltungen verschiedene rechtliche, technische und organisatorische Anforderungen. Sicherheit, Gesundheit, Barrierefreiheit und Umweltverträglichkeit der Gebäude müssen gewährleistet sein. Zur Erfüllung dieser Verantwortung tragen einige wesentliche Schritte und Maßnahmen bei, wie:

1. Rechtliche Vorschriften

• Bauordnungen und Normen: Einhaltung der landesspezifischen Bauordnungen, einschließlich der technischen Anforderungen an Gebäude.
• Arbeitsschutz und Unfallverhütung: Beachtung der Vorschriften zum Arbeitsschutz und zur Unfallverhütung, um ein sicheres Umfeld für Nutzer von Gebäuden zu schaffen.
• Brandschutz: Erfüllung der Brandschutzvorschriften, einschließlich regelmäßiger Überprüfungen und Wartung der Brandschutzeinrichtungen.
• Energieeinsparverordnung (EnEV): Umsetzung von Maßnahmen zur Energieeffizienz gemäß den aktuellen Energieeinsparverordnungen.

2. Instandhaltung, Prüfung und Wartung

• Regelmäßige Wartungen und Prüfungen: Sicherstellung der Funktionsfähigkeit aller technischen Anlagen (Heizung, Lüftung, Sanitäranlagen, Aufzugsanlagen, Brandschutzanlagen etc.)
•  Instandhaltungsplanung: Entwicklung und Umsetzung eines langfristigen Instandhaltungsplans zur Vermeidung von Baumängeln und zur Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
• Gebäudeautomation: Einsatz von Gebäudeautomationssystemen zur effizienten Steuerung und Überwachung der Gebäudetechnik.

3. Barrierefreiheit

• Zugänglichkeit: Anpassung der Gebäudestruktur und -ausstattung, um vollständige Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen zu gewährleisten.

4. Nachhaltigkeit und Umweltschutz

• Energieeffizienz: Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Energieeffizienz, z. B. durch moderne Heizungssysteme, verbesserte Dämmung oder den Einsatz erneuerbarer Energien.
•  Ressourcenschonung: Einsatz von umweltfreundlichen Materialien und Technologien im Bau und bei der Sanierung von öffentlichen Gebäuden.

5. Finanzierung und Fördermittel

• Budgetplanung: Sicherstellung einer nachhaltigen Finanzierung für Bau, Sanierung und Betrieb der kommunalen Gebäude.
• Fördermittel: Nutzung von staatlichen Förderprogrammen zur finanziellen Unterstützung von Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen.

Inwieweit moderne CAFM-Verfahren bei der Umsetzung einiger der genannten Aspekte unterstützen können, beleuchtet dieser Beitrag.

Instandhaltung, Prüfung und Wartung, Verkehrssicherung

Dass eine professionelle Planung und Dokumentation der Wartungen und Prüfungen sowie das Bereitstellen von personellen Ressourcen für die ordnungsgemäße Exculpation enorm wichtig sind, ist mittlerweile in fast jeder Verwaltung angekommen. Dabei ist jedoch der Einsatz eines CAFM-Verfahrens unerlässlich, zum Beispiel hinsichtlich der Haftungsfreistellung. Denn eine detaillierte Planung der Prüfungen und Wartungen mit den entsprechenden Pflichten und den notwendigen Intervallen ist bei der Vielzahl an technischen Gebäudeausrüstungen (TGA, 400er Bereich) und Baukonstruktionen (300er Bereich), wie z. B. Türen mit Feststelleinrichtungen, ohne ein entsprechendes CAFM-Verfahren nicht möglich und mit dem vorhandenen Personal auch kaum zu bewältigen.

Im optimalen Fall besteht darüber hinaus die Möglichkeit, gesetzliche Pflichten und Tätigkeiten aus externen Quellen, wie z. B. REG-IS von Rödl&Partner, in das CAFM-Verfahren zu übernehmen und komfortabel in den Prozess der Aufgabenplanung einzubinden.

Neben den für die Wartungen zuständigen externen Unternehmen sollten zudem die Hausmeister mit mobilen Geräten und einfach zu bedienenden Apps direkt angebunden werden. So erhalten sie automatisch – am besten per Push-Nachricht – sofort die Meldung über die im CAFM-Verfahren generierten Aufgaben. Da auch in Gebäudeteilen ohne Netzzugang (z. B. Kellerräume) zu dokumentierende Prüfungen stattfinden, eignen sich Apps perfekt, mit denen auch offline gearbeitet werden kann. Das Thema Verkehrssicherungspflichten von kommunalen Gebäuden ist damit auch gleich abgedeckt.

Ein effizientes Verfahren, wie das Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Axians Infoma zeichnet sich darüber hinaus durch eine Schnittstelle zu gängigen DMS- oder Archivverfahren für die Dokumentation der Wartungen und Prüfungen aus, z. B. Archivierung der Wartungsprotokolle. Im Bereich Betreiberhaftung gehört ein Eskalationsmanagement zur automatischen Benachrichtigung bei Auffälligkeiten, wie z. B. Terminüberschreitungen, ebenfalls dazu.

Energieeffizienz

Ein weiterer Fokus bei der Betreiberverantwortung liegt auf der Energieeffizienz. Grund hierfür ist das Klimaschutzgesetz als Kern der nationalen Klimapolitik. Das bedeutet für die Kommunen, ihre Gebäude im Rahmen der Betreiberverantwortung möglichst energieeffizient zu betreiben.

Um die Objekte energetisch sehr genau zu beobachten, ist ein Verbrauchscontrolling notwendig. Beispielsweise kann die Erfassung von regelmäßigen eigenen Verbräuchen über mobile Apps mit Offline-Funktionalität – zu einem Großteil findet die Ablesung in Kellerräumen statt – erfolgen.

Standardisierte Schnittstellen für den Import von Daten aus dem LoRaWAN zur Automatisierung der Ableseprozesse sowie für die Erfassung von Rechnungen der Energieversorger (EVU) mit Kosten und Verbräuchen sollten ebenfalls vorhanden sein.

Auf Basis dieser Daten den in einigen Bundesländern für Kommunen bereits verpflichtenden Energiebericht zu generieren, darf für das CAFM-Verfahren kein Hindernis sein – bestenfalls auf Knopfdruck. Voraussetzung dabei ist, die Entwicklung von Verbräuchen, Kosten und Emissionen über einen mehrjährigen Zeitverlauf auch bezogen auf Kennzahlen und witterungsbereinigte Daten darzustellen.

Budgetplanung, Finanzierung und Fördermittel

Die Budgetplanung und finanzielle Transparenz im kommunalen Gebäudemanagement sind essenzielle Komponenten für die effiziente und effektive Verwaltung von Immobilien, die sich im Besitz von Gemeinden, Städten oder Kreisverwaltungen befinden. Diese Aspekte gewährleisten, dass öffentliche Mittel zum Erhalt, Betrieb und zur Verbesserung von kommunalen Gebäuden wie Schulen, Rathäuser, Bibliotheken und weitere öffentliche Einrichtungen verantwortungsbewusst eingesetzt werden. Auch hier zeigt sich, dass die Betreiberverantwortung weit über den Bereich Instandhaltung hinausgeht.

Einige zentrale Punkte unterstreichen, wie wichtig Budgetplanung und finanzielle Transparenz sind:

1. Strategische Planung

Die Budgetplanung ermöglicht es Kommunen, strategisch über die Nutzung ihrer Ressourcen nachzudenken. Werden Prioritäten gesetzt und zukünftige Bedürfnisse antizipiert, stellen sie sicher, dass ihre Gebäude und Einrichtungen den Anforderungen der Bürgerinnen und Bürger entsprechen und gleichzeitig langfristige finanzielle Stabilität bewahren.

2. Kostenkontrolle

Eine sorgfältige Budgetierung hilft dabei, die Kosten für den Betrieb, die Instandhaltung und die Sanierung kommunaler Gebäude zu kontrollieren. Durch die Festlegung klarer Budgets können unerwartete Ausgaben vermieden und notwendige Rücklagen für größere Reparaturen oder Renovierungen gebildet werden.

3. Transparenz und Rechenschaft

Finanzielle Transparenz ist im öffentlichen Sektor besonders wichtig, da sie das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Verwaltung stärkt. Offenheit über die Verwendung öffentlicher Gelder fördert eine verantwortungsvolle Verwaltung und ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern nachzuvollziehen, wie ihre Steuergelder eingesetzt werden.

4. Nachhaltigkeit und Effizienz

Eine umsichtige Budgetplanung erlaubt es Kommunen, auch Investitionen in nachhaltige Technologien und energieeffiziente Maßnahmen zu priorisieren. Solche Investitionen können langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem sie den Energieverbrauch und die Betriebskosten reduzieren.

5. Fördermittel und Zuschüsse

Eine transparente und gut organisierte Budgetführung verbessert die Möglichkeiten von Kommunen, Fördermittel und Zuschüsse von höheren Regierungsebenen oder privaten Stiftungen zu erhalten. Genauigkeit und Zuverlässigkeit in der finanziellen Berichterstattung sind oft Voraussetzungen für die Bewilligung solcher Mittel.

Zusammenfassung

Der Blogbeitrag macht deutlich: Die Betreiberverantwortung von kommunalen Gebäuden bezieht sich nicht ausschließlich auf Instandhaltung und Verkehrssicherung. Das Thema ist weitaus vielfältiger und komplexer.

Ohne die Unterstützung eines umfassenden CAFM-Verfahrens ist die pflichtgemäße Betreiberverantwortung kommunaler Gebäude inklusive Dokumentation schlicht nicht möglich – zumal schon aktuell das Thema demografischer Wandel und damit einhergehend der Fachkräftemangel den gesamten Markt betrifft.

Und dass der Bereich Budgets und Finanzen ebenfalls über das CAFM-Verfahren ganzheitlich, strukturiert, und prozessunterstützt abgedeckt ist, erlaubt den Kommunen, sich auf solide Budgetplanung und finanzielle Transparenz zu konzentrieren. Auf diese Weise können sie nicht nur ihre aktuellen Bedürfnisse effektiv managen, sondern auch eine nachhaltige Zukunft für ihre öffentlichen Einrichtungen sichern.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Film zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement.